人力資源管理系統（HRMS）是一種人力資源（HR）軟件，它結合了大量的系統和流程，以確保人力資源的管理方便，業務流程和數據。企業使用人力資源軟件來組合許多必要的HR功能，例如存儲員工數據、管理薪資、招聘、福利管理、時間和出勤、員工績效管理以及跟蹤能力和培訓記錄。

人力資源管理系統可確保日常人力資源流程可管理且易于訪問。它將人力資源作為一門學科，特別是將其基本的人力資源活動和流程與信息技術領域相結合，而數據處理系統的編程則演變為標準化的例程和企業資源計劃（ERP）軟件包。總體而言，這些ERP系統源自將不同應用程序的信息集成到一個通用數據庫中的軟件。通過一個數據庫將其財務和人力資源模塊鏈接起來，是對單獨開發和專有開發的前身的最重要區別，這使得該軟件應用程序既僵硬又靈活。

人力資源管理系統提供了一種獲取、存儲、分析和分發信息給各種利益相關者的方法。HRIS可以改善傳統流程并增強戰略決策。技術進步的浪潮徹底改變了當今的每個生活空間，其中包括人力資源。早期的系統范圍狹窄，通常只專注于一項任務，例如改善工資核算流程或跟蹤員工的工作時間。當今的系統涵蓋了與人力資源部門相關的所有任務，包括跟蹤和提高流程效率、管理組織層次結構、跟蹤缺勤和年假、簡化財務交易并提供有關人員數據的報告。簡而言之，隨著人力資源部門的作用日益復雜，HR技術系統也不斷發展以滿足這些需求。

人力資源部門的職能是行政性的，并且是所有組織的共同職責。組織可能具有正式的選擇，評估和薪資流程。“?人力資本?”的管理已發展成為當務之急和復雜的過程。HR功能包括跟蹤現有員工數據，該數據傳統上包括個人歷史、技能、能力、成就和薪水。為了減少這些管理活動的手動工作量，組織開始通過引入專門的人力資源管理系統來使許多流程實現電子自動化。

人力資源主管依靠內部或外部IT專業人員來開發和維護集成的HRMS。在1980年代后期客戶端服務器架構發展之前，許多HR自動化流程都被轉移到可以處理大量數據事務的大型機上。由于購買或編程專有軟件所需的大量資本投資，這些內部開發的HRMS僅限于擁有大量資本的組織。客戶端-服務器，應用程序服務提供商和軟件即服務（SaaS）或人力資源管理系統的出現使對這些系統的管理更高級。當前，人力資源管理系統傾向于包括：

1. 保留人員
2. 招聘
3. 入職與離職
4. 行政
5. 管理工資單
6. 跟蹤和管理員工福利
7. 人力資源規劃
8. 招聘/?學習管理
9. 績效管理與評估
10. 員工自助服務
11. 調度和輪流管理
12. 缺勤管理
13. 休假管理
14. 報告與分析
15. 員工調任
16. 按照以下先例處理申訴

該薪資模塊自動通過收集的數據對員工的考勤，計算各項扣除和稅收，并產生周期性的工資支票和員工的稅務報告的付款流程。數據通常由人力資源和計時模塊提供，以計算自動存款和手動支票寫功能。該模塊可以涵蓋所有與員工相關的交易，并與現有的財務管理系統集成。

在考勤模塊合標準化的時間和工作相關的工作。最先進的模塊在數據收集方法，勞動力分配功能和數據分析功能方面提供了廣泛的靈活性。成本分析和效率指標是主要功能。

該福利管理模塊為企業提供了在福利計劃治理與跟蹤員工參與的系統。這些通常包括保險、賠償、利潤分享和退休。

在人力資源管理模塊是涉及許多其他方面的人力資源從申請到退休的組件。該系統記錄基本的人口統計和地址數據、選擇、培訓和發展、能力和技能管理、薪酬計劃記錄以及其他相關活動。前沿系統提供了“讀取”應用程序并將相關數據輸入適用的數據庫字段，通知雇主并提供職位管理和職位控制的能力。人力資源管理職能涉及組織員工的招聘、安置、評估、薪酬和發展。最初，企業使用基于計算機的信息系統來：

• 產生薪水和工資報告；
• 保持人員記錄；
• 追求人才管理。

在線招聘已成為人力資源部門為組織內可用職位爭取潛在候選人的主要方法之一。人才管理系統或招聘模塊為HRMS提供了一個集成的招聘解決方案，通常包括：

• 分析組織內部人員的使用情況；
• 確定潛在的申請人；
• 通過面向公司的列表進行招聘；
• 通過在線招聘網站或向招聘者和申請人進行營銷的出版物進行招聘；
• 招聘過程中的分析（招聘時間、招聘來源、營業額）；
• 合規管理以確保招聘廣告和候選人入職遵循政府法規。

維持有組織的招聘工作，在通用或特定行業的工作委員會內部和之間的交叉發布以及保持競爭性的可用性所招致的大量成本，導致了專用申請人跟蹤系統（ATS）模塊的開發。

該培訓模塊為企業提供了管理和跟蹤員工的培訓和發展工作的系統。該系統通常稱為“學習管理系統”（LMS）（如果是獨立產品），它使HR可以跟蹤員工的教育、資格和技能，并概述了哪些培訓課程、書籍、CD、基于網絡的學習或有資料可用來發展哪些技能。然后可以在特定日期的會議中提供課程，并在同一系統內映射和管理代表和培訓資源。先進的LMS使管理人員可以批準培訓，預算和日歷以及績效管理和評估指標。

該員工自助服務模塊可以讓員工查詢人力資源相關的數據，并通過系統進行一些人力資源業務。員工可以從系統查詢他們的出勤記錄，而無需詢問人力資源人員的信息。該模塊還允許主管通過系統批準下屬的OT請求，而不會使人事部門的工作超負荷。

許多組織已經超越了傳統功能，開發了人力資源管理信息系統，該系統支持招聘、選拔、雇用、職位安排、績效評估、員工福利分析、健康、安全和保障，而其他組織則集成了外包的申請人跟蹤系統，包含以上內容的子集。

該分析模塊，使企業可以通過與其他商務智能平臺上使用提取人力資源相關的數據來擴展HRMS實施的價值。例如，組織將HR指標與其他業務數據結合起來，以識別趨勢和員工人數異常，以便更好地預測員工離職對未來產出的影響。

現在，有許多類型的HRMS或HRIS，其中一些通常是基于本地計算機的軟件包。另一個主要類型是可以通過Web瀏覽器訪問的基于云的在線系統。

該工作人員的培訓模塊，使企業進入，跟蹤和管理員工和員工培訓的能力。每種活動都可以與其他數據一起記錄。然后存儲每個員工或職員的績效，并可以通過Google Analytics（分析）模塊進行訪問。

員工重新分配模塊是HRMS的新增功能。該模塊具有轉賬、升級、付款修改、重新指定、代理、確認、付款方式更改和信函形式的功能。