工作流管理系統提供了用于設置，性能和監控一個定義的任務的順序的排列為一個基礎設施的工作流應用程序。

在工作流管理領域，有幾個國際標準制定機構：

• 工作流管理聯盟
• 萬維網聯盟
• 結構化信息標準促進組織
• OASIS標準機構發布了WS-BPEL 2.0（以集成為中心）和WS-BPEL4People（以人工任務為中心）。

工作流管理的基本理論基礎是Petri網的數學概念。

每個工作流程模型都有任務和節點之間的依賴關系。滿足依賴條件時，將激活任務。

WfMS允許用戶為不同類型的作業或流程定義不同的工作流程。例如，在制造環境中，設計文檔可能會自動從設計師路由到技術總監，再到生產工程師。在工作流的每個階段，一個人或一組人負責一項特定任務。任務完成后，WfMS確保通知下一個任務的負責人，并接收執行其過程階段所需的數據。

工作流還可以具有更復雜的依賴關系。例如，如果要將文檔翻譯成多種語言，翻譯經理可以選擇語言，然后將每個選擇激活為不同翻譯員的工作單。只有當所有翻譯員都完成了各自的任務后，流程中的下一個任務才被激活。它是從頂層到底層的過程管理。

WfMS還可以自動執行冗余任務，并確保對未完成的任務進行跟蹤。OASIS標準機構制定的WS-BPEL4People標準是處理工作流中人工任務的關鍵標準。

WfMS除了替換紙質工作單轉移外，還可以控制自動化流程。

例如，如果上述設計文檔現在可以以AutoCAD的形式獲得，但工作流程要求以Catia的形式進行，則在通知負責下一個任務的個人之前，自動化流程將實施轉換。這就是企業應用程序集成的概念。

WfMS還出現在分布式IT環境中，例如網格計算或云計算。這種系統的目的是管理可能屬于同一應用程序的各種過程的執行，而在許多情況下，它們被用作保證所提供服務質量（QoS）的一種手段。

工作流管理系統也可以通過使用現有的企業基礎設施，例如Microsoft Outlook或Office 365的增強。

WfMS的組件或子系統可以分為以下幾類：

• 路由系統（交通警察）

這是WfMS的基本功能。它有助于信息流或文檔流的路由，它將信息從一個工作項傳輸到下一個工作項。此功能將不會對特殊情況做出響應。

• 分配系統（考克斯）

此功能是擴展。它可以檢測特殊情況，并將信息傳輸到指定的工作位置。通過動態分配，它可以將新任務分配給工作不足的職位，以實現工作流程中的連續工作量或平衡工作量。

• 協調制度（負責人）

此功能協調并發活動，以防止資源沖突或優先級沖突。

• xxx系統（勞工）

此功能自動執行腿部動作。這減輕了不需要決策的操作的執行實例。

• 助手系統（專家）

此功能將以前的功能擴展到過程調整實例，并提供進一步操作的建議。基礎是人工智能的方法。

工作流系統可以根據其功能分為以下幾類：

• 以集成為中心的工作流程系統
• 以人員任務為中心的工作流系統
• XCFG

• Activiti
• Apache ODE
• Bonita BPM
• 卡蒙達
• IBM BPM
• Imixs-工作流程
• Intuit QuickBase
• PRPC
• RedBooth工作流程管理
• Salesforce.com流程工作流
• ServiceNow平臺
• SAP業務流程
• TACTIC（網絡框架）
• Windows工作流程基礎