項目管理軟件（PMS）具有幫助計劃，組織和管理資源工具以及開發資源估算的能力。根據軟件的復雜程度，它可以管理估計和計劃、成本控制和預算管理、資源分配、協作軟件、通信、決策、質量管理、時間管理以及文檔或管理系統。如今，眾多基于PC和瀏覽器的項目管理軟件和合同管理軟件解決方案存在，并且正在幾乎所有類型的業務中找到應用程序。

計劃工具是最常見的項目管理軟件工具類型之一。計劃工具用于對項目活動進行排序，并為其分配日期和資源。計劃工具生成的計劃表的細節和復雜程度可能會隨所使用的項目管理方法，所提供的功能和所支持的計劃方法而有很大不同。

計劃工具可能包括對以下各項的支持：

• 活動之間的多種依賴關系類型。
• 資源分配和平衡
• 關鍵路徑
• 活動持續時間估算和基于概率的模擬
• 活動成本會計。

可以預期，項目計劃軟件可以為各種人員或利益相關者提供信息，并且可以用來衡量和證明完成項目所需的工作水平。典型要求可能包括：

• 有關完成任務需要多長時間的概述信息。
• 對項目的任何風險進行預警。
• 有關工作量的信息，用于計劃假期。
• 證據。
• 有關項目進展情況的歷史信息，尤其是與實際績效和計劃績效之間的關系。
• 最佳利用可用資源。
• 成本維護。
• 與每個隊友和客戶合作。
• 與合作者和客戶的即時溝通。

項目管理軟件已實現為在每個用戶的桌面上運行的程序。實施為桌面軟件的項目管理工具通常是項目經理或其他主題專家（例如計劃程序或風險管理器）使用的單用戶應用程序。

項目管理軟件已實現為可使用Web瀏覽器訪問的Web應用程序。這可能還包括使用智能手機或平板電腦訪問應用程序的能力。軟件即服務（SaaS）也是基于Web的，并且已成為許多業務應用程序的通用交付模型，包括項目管理、項目管理信息系統（PMIS）和項目組合管理（PPM）。用戶通常使用瘦客戶端通過Web瀏覽器訪問SaaS。

近年來，項目管理軟件已移至移動設備。2015年，全球手機數量超過了計算機，因此SaaS應用程序向移動設備的轉移是很有意義的。這種遷移的另一個好處是使用戶可以隨時隨地查看和更新??項目詳細信息。

個人項目管理應用程序是一種在家中使用的應用程序，通常用于管理生活方式或家庭項目。盡管個人項目管理軟件通常涉及更簡單的界面，但與單個用戶系統有相當大的重疊。

對單用戶系統進行編程的前提是，只有一個人將需要一次編輯項目計劃。這可以用在小型公司中，也可以用在只有少數人參與自上而下的項目計劃的公司中。桌面應用程序通常屬于此類。

協作系統旨在支持多個用戶一次修改計劃的不同部分。例如，更新他們個人負責的區域，以使這些估計被整合到總體計劃中。?基于Web的工具（包括Extranet）通常屬于此類，但存在局限性，即僅當用戶具有實時Internet訪問權限時才可以使用它們。為了解決此限制，某些使用客戶端-服務器體系結構的軟件工具提供了可在用戶的臺式計算機上運行的富客戶端并在用戶定期連接到網絡時通過中央服務器將項目和任務信息復制到其他項目團隊成員。有些工具使團隊成員可以檢查自己的日程表（而其他人則是只讀的），以便在不在網絡上的情況下進行工作。重新連接到數據庫時，所有更改都與其他計劃同步。