IBM計算詞典中定義的數據字典或元數據存儲庫是“有關數據的信息的集中存儲庫，例如含義、與其他數據的關系、來源、用法和格式”。Oracle將其定義為具有元數據的表的集合。該術語可以具有與數據庫和數據庫管理系統(DBMS)相關的幾個密切相關的含義之一：

• 一個文檔描述的數據庫數據庫或集合
• 確定其結構所需的DBMS的一個組成部分
• 一塊中間件延伸或取代了一個DBMS的本機的數據字典

術語數據字典和數據存儲庫表示比目錄更通用的軟件實用程序。甲目錄被緊密耦合與DBMS軟件。它將存儲在其中的信息提供給用戶和DBA，但主要由DBMS本身的各種軟件模塊訪問，例如DDL和DML編譯器、查詢優化器、事務處理器、報告生成器和約束執法者。另一方面，數據字典是一種存儲元數據的數據結構，即關于信息的（結構化）數據。獨立數據字典或數據存儲庫的軟件包可以與DBMS的軟件模塊進行交互，但它主要供計算機系統的設計者、用戶和管理員用于信息資源管理。這些系統維護有關系統硬件和軟件配置、文檔、應用程序和用戶的信息以及與系統管理相關的其他信息。

如果數據字典系統僅由設計人員、用戶和管理員使用，而不由DBMS軟件使用，則稱為被動數據字典。否則，它被稱為活動數據字典或數據字典。更新被動數據字典時，它是手動完成的，獨立于對DBMS（數據庫）結構的任何更改。使用活動數據字典時，首先更新字典，結果DBMS中會自動發生更改。

數據庫用戶和應用程序開發人員可以從權威的數據字典文檔中受益，該文檔對一個或多個數據庫的組織、內容和約定進行了編目。這通常包括各種表（記錄或實體）及其內容（字段）的名稱和描述以及其他詳細信息，例如每個數據元素的類型和長度。數據字典可以提供的另一個重要信息是表之間的關系。這有時在實體關系圖中被引用，或者如果使用集合描述符，標識哪些集合數據庫表參與。

在活動數據字典中，可以對底層數據施加約束。例如，范圍可能被強加在數據元素（字段）中的數字數據的值上，或者表中的記錄可能被強制參與與另一個記錄類型的集合關系。此外，分布式DBMS可能具有在其活動數據字典中描述的某些位置細節（例如，表的物理位置）。

數據字典由系統生成的命令文件在數據庫中創建的記錄類型（表）組成，為每個支持的后端DBMS量身定制。Oracle有一個“sys”用戶的特定視圖列表。這允許用戶查找所需的確切信息。命令文件包含用于CREATETABLE、CREATEUNIQUEINDEX、ALTERTABLE（用于參照完整性）等的SQL語句，使用該類型數據庫所需的特定語句。

對于此類文件的詳細程度，沒有通用標準。

在構建數據庫應用程序時，引入一個額外的數據字典軟件層，即中間件，與底層DBMS數據字典進行通信是很有用的。這種“高級”數據字典可以提供額外的特性和一定程度的靈活性，超出了本地“低級”數據字典的限制，其主要目的是支持DBMS的基本功能，而不是要求一個典型的應用。例如，高級數據字典可以提供定制的替代實體關系模型，以適應共享公共數據庫的不同應用程序。擴展到數據字典中也可協助查詢優化反對分布式數據庫。此外，DBA功能通常使用與活動數據字典緊密耦合的重組工具實現自動化。

旨在快速應用程序開發的軟件框架有時包括高級數據字典工具，它可以xxx減少構建菜單、表單、報告和數據庫應用程序的其他組件（包括數據庫本身）所需的編程量。例如，PHPLens包含一個PHP類庫，用于自動為多個數據庫可移植地創建表、索引和外鍵約束。另一個基于PHP的數據字典，RADICORE工具包的一部分，自動生成程序對象，腳本，以及用于具有數據驗證和復雜連接的菜單和表單的SQL代碼。對于ASP.NET環境，BaseOne的數據字典為自動數據庫創建、數據驗證、性能增強（緩存和索引利用）、應用程序安全性和擴展數據類型提供了跨DBMS設施。可視化DataFlex功能提供使用DataDictionaries作為類文件的能力，以在用戶界面和底層數據庫之間形成中間層。目的是創建標準化規則以維護數據完整性并在一個或多個相關應用程序中執行業務規則。

一些行業使用通用數據字典作為技術標準，以確保系統之間的互操作性。例如，房地產行業遵守RESO的數據字典，全國房地產經紀人協會通過其政策手冊要求其MLS遵守該字典。這個MLS本地數據庫的中間映射層得到了為MLS組織提供API服務的軟件公司的支持。