金屬加工需要刀具管理，以便可以統一組織和整合有關手頭刀具的信息。該信息存儲在數據庫中，并使用工具管理進行注冊和應用。刀具數據管理由生產中必不可少的特定數據字段、圖形和參數組成，而不是管理一般生產設備。

與手動工具不同，數字（數字）控制機器中的工具由幾個部分組成，例如切削工具（可能是一件或包括一個主體和可轉位刀片）、夾頭和帶有機器錐度的刀架。需要將零件準確地組裝成一個組件，以實現無錯誤生產。

使用CNC（計算機數控）加工操作加工零件需要在列表中記錄的多個工具組件。每個組件、每個組件和每個列表都有一個標識符，在該標識符下可以找到規范。刀具管理分為文檔（主數據）和物流（交易數據）。該文檔包括無故障且易于理解的生產過程所需的信息。可以管理備件、生產經驗和相應數據。多個功能可用于管理、處理、打印和與其他應用程序結合。

物流處理需求計劃、供應和工具位置。一方面，這包括倉庫中的位置以及購買具有相應消耗報告的單個零件。它還允許規劃和協調車間內組件的移動。

在2000年代和2010年代的幾十年中，刀具管理越來越傾向于通用的、行業標準的、機器可讀的刀具信息編碼格式，這使得更好的軟件、更高的自動化和更好的模擬成為可能。ISO13399（刀具數據表示和交換）“是一項國際標準，旨在為行業提供一種通用語言，以數字格式描述刀具產品。”

刀具管理可確保高效且無故障的訂單處理。現有知識普遍可用，并注意主數據中規定的準則。刀具數據的集成使其他應用程序能夠使用由刀具管理維護的刀具數據。應用程序要么依賴刀具管理數據庫，要么數據將被接口替換。特別是在生產過程中涉及多人的CNC制造中，集成避免了故障、延遲和重復數據記錄。

在產品數據管理(PDM)系統中，每個產品的工作計劃都被保存，其中包括CAD模型、工作步驟的描述和所需設備的列表。設備的詳細描述發生在刀具管理中，因為PDM系統不提供功能，數據字段確實詳細描述了它們。它通常提供指向外部數據的鏈接。生產訂單是通過ERP系統生成的，該系統鏈接到PDM系統中的工作計劃。在生產中從刀具管理請求所需的資源，例如NC程序、刀具和指令。集成保證了刀具管理中信息的可用性。集成的基本目標是對文檔和資源進行系統編號。

該ERP系統計劃的原材料，消耗品和其他資源。它與PDM緊密相連，承擔著物料管理和物流的任務。與工具相關，這涉及消耗性組件。如果通過工具管理進行組件庫存，采購訂單將作為采購申請傳輸到發布實際訂單的ERP系統。這要求產品在兩個系統中注冊時使用相同的編號。此外，用于成本計算的工具組件的所有內部庫存移動都可以通過集成傳遞給ERP系統。

CAM系統為CNC機床生成G代碼命令（NC程序）。直接從刀具管理中選擇和接收幾何形狀、描述和切削條件。這確保了所有使用的工具都記錄在案，并與車間的實際情況保持一致。在CAM系統中，NC程序中使用的所有刀具都會自動保存為刀具管理中的刀具列表。這確保了在準備工作過程中正確使用工具。

除了傳統的工具柜外，還經常使用為操作員提供包含所需產品的架子的存儲系統。刀具管理中保存了項目編號和存儲位置之間的關系。在刀具管理的物流區域中預訂刀具移除時，存儲系統會自動運行。或者，可以在存儲系統中配置存儲位置的分配。然后在存儲系統上執行移除，并將庫存變化傳輸到工具管理。

在加工刀具定位時，CNC機床需要精確測量。因此，在將它們連接到機器時，必須輸入完整工具的長度和直徑。工具的這些設置可以使用外部預設器進行測量。方便的預設器采用刀具管理中的標稱值、公差和名稱，并將測量值直接傳遞給CNC機床。刀具管理與預調器的集成以各自設備制造商的交換格式進行，包括有關測量方法的圖形和信息。

為了降低刀具管理中組件初始數據采集的成本，刀具制造商以適當條件的形式提供數據和圖形。對于技術數據，目前使用DIN4000和ISO13399交換格式。如有需要，可根據ISG/BMGDXF標準提供2D圖形。對于3D圖形，沒有定義標準。通常，提供STL和STEP格式，并根據機器上的應用選擇軸位置。