采購訂單 (PO) 是一種商業文件，是買方向賣方發出的xxx份正式報價，表明產品或服務的類型、數量和商定價格。它用于控制從外部供應商處購買產品和服務。采購訂單可以是企業資源計劃系統訂單的重要組成部分。

縮進是通常在特定銷售條??件下通過代理（縮進代理）下達的采購訂單。

發出采購訂單本身并不構成合同。如果事先不存在合同，則賣方接受訂單即構成買賣雙方之間的合同。

公司出于各種原因使用采購訂單 (PO)。采購訂單允許買家清晰、公開地與賣家溝通，以保持透明度。它們還可以幫助采購代理管理傳入訂單和待處理訂單。如果買方拒絕為商品或服務付款，賣方也受到 PO 的保護。

采購訂單的好處在于它們以標準程序簡化了采購流程。商業xxx人或金融機構可以根據采購訂單提供財務援助。幾乎每個金融機構都允許商務人士針對采購訂單使用各種貿易融資工具，例如：

• 裝運前信用額度
• 裝運后信用額度
• 貿易融資設施
• 國外票據購買信貸便利
• 比爾退休信貸工具
• 訂單確認
• 跟進

采購訂單的目的是采購用于直接消耗或庫存的材料，采購服務，使用外部資源滿足客戶要求，或從內部來源采購生產所需的材料（遠程工廠內庫存轉移）。他們還可以進行一次性采購交易，并通過充分利用談判條件或優化利用現有資源能力來優化采購。

創建采購訂單通常是 ERP 系統中采購到付款流程的xxx步。采購訂單可能需要 SKU 代碼。

盡管典型的采購訂單可能不被表述為合同（事實上，大多數訂單僅包含買方希望購買的商品或服務清單，以及價格、付款條件和運輸說明），但采購訂單是受《統一商法典》或其他類似法律規定的特殊文書，將采購訂單按其性質確定為合同。然而，盡管采購訂單具有合同的性質，但在接受采購訂單時通常會附帶法律文件，例如銷售條款和條件，這些文件確定了合同的特定或附加法律條件。

美國聯邦采購條例規定，采購訂單通常應以固定價格發布，但也規定在無法在采購訂單發布前獲得定價的情況下發布未定價采購訂單。

在英國，政府商務辦公室在 2010 年關切地指出，訂約當局并不總是提出采購訂單，而且在使用它們的地方，發票并不總是在付款前與采購訂單核對。

許多采購訂單不再是紙質的，而是通過互聯網以電子方式傳輸。電子采購訂單通常用于在線購買任何類型的商品或服務。

電子采購訂單有很多名稱。它有時被稱為：電子采購、電子采購、電子采購申請。這些術語通常都指電子采購訂單。

大多數商業公司的采購訂單記錄仍然在紙上，因此需要適當的采購訂單格式。出于多種原因，許多用戶希望對采購訂單進行專業格式化。公司可能希望對采購交易有深入的了解或了解采購訂單的基本要求。它還可以使其成為業務文檔的一部分，從而使流程更容易，同時記錄所有交易并給客戶或客戶留下良好的印象。

采購訂單請求或采購申請是在公司內部發送的請求，以獲取購買的商品和服務，包括庫存。請求是一份文件，它告訴采購部門或經理確切地請求哪些項目和服務、數量、來源和相關成本。

在購買商品之前填寫采購申請表 (PRF) 作為有形授權的形式。采購申請表通常用于沒有基于計算機的系統的小型企業。然而，市場上有許多計算機（包括基于網絡的解決方案）系統可以幫助捕獲采購請求信息。采購訂單請求也可以通過管理信息系統傳遞給采購部門。

PRF 可能包含預算和購買值，以使個人在購買之前了解年度預算和剩余預算。這樣的系統可以保證在獲得直線經理同意的情況下購買商品和服務，并且有足夠的預算可用。