傳真服務器是安裝在局域網 (LAN) 服務器中的系統，允許其計算機連接到 LAN 的計算機用戶發送和接收傳真消息。

或者，術語傳真服務器有時用于描述使計算機能夠發送和接收傳真消息的程序，在服務器計算機上運行的一組軟件，該服務器計算機配備了一個或多個具有傳真功能的調制解調器（或專用傳真板）連接到 電話線或最近使用 T.38（IP 傳真）技術通過 IP 網絡傳輸信號的軟件調制解調器仿真器。 它的功能是接受來自用戶的文檔，將它們轉換成傳真并傳輸它們，以及接收傳真呼叫并存儲傳入的文檔或將它們傳遞給用戶。 用戶可以通過本地網絡或 Internet 以多種方式與服務器通信。 在傳真流量很大的大型組織中，托管傳真服務器的計算機可能專用于該功能，在這種情況下，計算機本身也可能被稱為傳真服務器。

對于外發傳真，用戶可以使用多種方法：

• 可以將電子郵件（帶有可選附件）發送到一個特殊的電子郵件地址； 監控該地址的傳真服務器將所有此類消息轉換為傳真格式并進行傳輸。
• 用戶可以告訴他們的計算機使用虛擬打印機打印文檔，而不是生成紙質打印輸出，而是將文檔發送到傳真服務器，然后由傳真服務器進行傳輸。
• 可以使用網絡界面，允許上傳文件，并將文件傳輸到傳真服務器進行傳真。
• 可以使用特殊的客戶端軟件。

對于傳入的傳真，可以使用多個用戶界面：

• 用戶收到的每份傳真都可能會收到一封電子郵件，其中的頁面作為附件，通常為 TIFF 或 PDF 格式。
• 傳入的傳真可以存儲在專用文件目錄中，用戶可以監控該目錄。
• 網站可能允許用戶登錄并檢查收到的傳真。
• 可以使用特殊的客戶端軟件。

與傳統傳真系統相比，傳真服務具有多種優勢：

• 用戶無需離開辦公桌即可收發傳真。
• 可以傳真任何可打印的計算機文件，而無需先將文檔打印在紙上。
• 傳真服務器上的大多數問題都可以遠程診斷和解決。
• 組織中的傳真線路數量可以減少，因為服務器可以將大量傳真排隊，并在任何線路空閑時發送每一個。
• 可以輕松地將傳真功能添加到計算機程序中，從而自動生成傳真。
• 傳輸的傳真更清晰、更專業。
• 辦公設備不再雜亂無章； 傳入的傳真可以在標準計算機打印機上打印。
• 故障傳真打印機上的打印機卡紙可能會在不重新傳真的情況下重新打印。
• 傳真可能會受到監控和/或記錄，以便為用戶分配配額或收取費用，或確保遵守數據保留和金融法律。
• 傳真服務器可以位于組織數據中心的中央，為傳統桌面技術提供彈性和災難恢復設施。
• 傳入的垃圾傳真不是什么大問題； 服務器可能維護一個不接受傳真的號碼黑名單（或一個列出所有它將接受呼叫的號碼的白名單），那些通過的號碼不會浪費紙張。
• 傳入的傳真可以作為無紙化辦公計劃的一部分以電子方式處理，從而減少或消除紙張的使用。

有許多 Internet 傳真提供商將傳真服務器作為商業公共服務運營。 訂戶可以使用類似于標準傳真服務器可用的方法與服務器進行交互，并且只要他們保持訂閱，就會被分配一個專用的傳真號碼。 費用通常按月固定收費，發送和/或接收的傳真頁數有限制。

集成傳真程序是一套完整的傳真軟件，它在一臺計算機上運行，該計算機配備了連接到電話線的具有傳真功能的調制解調器。 它的用戶界面可能類似于那些用于與傳真服務器通信的界面，除了由于整個操作發生在用戶的計算機上，用戶可能會更加了解傳輸的進度。 集成傳真程序面向消費者和小型組織，有時可能與計算機的操作系統捆綁在一起。