工作流由經過編排和可重復的活動模式組成，通過系統地將資源組織成轉換材料、提供服務或處理信息的過程來實現。 它可以描述為一系列操作、個人或團隊的工作、員工組織的工作，或者一個或多個簡單或復雜的機制。

從更抽象或更高層次的角度來看，工作流可以被認為是真實工作的視圖或表示。 所描述的流程可能指的是從一個步驟轉移到另一個步驟的文檔、服務或產品。

工作流技術可以被視為與組織結構的其他部分（如信息技術、團隊、項目和層次結構）相結合的一個基本構建塊。

工作流概念的發展發生在一系列定義松散、重疊的時代之上。

打字機和復印機的發明幫助將合理組織勞動力的研究從制造車間傳播到辦公室。 文件系統和其他用于管理物理信息流的復雜系統得到了發展。 一些事件可能促成了正式信息工作流程的發展。

工作流管理已被用來指代與價值鏈中的信息流相關的任務，而不是物質貨物流：他們將信息的定義、分析和管理描述為工作流管理。 他們指出，工作流可以在單個組織內進行管理，其中不同的角色被分配給各個資源，也可以跨多個組織或分布式位置進行管理，其中需要注意位于組織或位置邊界的活動之間的交互 . 從一個組織到另一個組織的信息傳輸是這種組織間環境中的一個關鍵問題，并提高了他們描述為驗證、驗證和數據使用分析的任務的重要性。

工作流管理系統 (WfMS) 是一種軟件系統，用于設置、執行和監控已定義的流程和任務序列，其廣泛目標是提高生產力、降低成本、變得更加敏捷以及改進組織內的信息交換。 這些系統可能以過程為中心或以數據為中心，它們可能將工作流表示為圖形映射。

工作流管理系統還可以包括可擴展接口，以便可以集成外部軟件應用程序并為提供更快響應時間和提高生產力的廣域工作流提供支持。

工作流的概念與運籌學中的幾個領域以及定量或定性研究工作性質的其他領域密切相關，例如人工智能（特別是人工智能規劃的子學科）和民族志。 術語工作流更常用于特定行業，例如印刷或臨床實驗室等專業領域，它可能具有特定的專門含義。