資料室是用于存放數據的空間，通常具有安全或特權性質。它們可以是物理數據室、虛擬數據室或數據中心。它們用于多種用途，包括數據存儲、文檔交換、文件共享、金融交易、法律交易等。

在合并和收購中，傳統的數據室將真正成為一個物理安全且持續受到監控的房間，通常位于供應商的辦公室（或其律師的辦公室），投標人及其顧問將訪問這些房間以檢查和報告各種提供的文件和其他數據。

通常一次只允許一名投標人進入，如果需要新文件或文件的新版本，則必須通過快遞將其作為硬拷貝提交。

參與大型盡職調查流程的團隊通常必須從許多地方飛來，并在整個流程中隨時待命。

這樣的團隊通常由不同領域的許多專家組成，因此讓這些團隊在數據室附近隨時待命的總體成本通常非常高。

與物理數據室的高昂成本相對的是虛擬數據室，它提供機密信息的安全在線傳播。虛擬數據室 (VDR) 本質上是一個受限訪問的網站，投標人和他們的顧問可以訪問。發布的大部分信息都是保密的，并且應該限制觀眾通過轉發、復制或打印將其發布給第三方的能力。

有時應用數字版權管理來控制信息。

資料室通常被法律、會計、投資銀行和私募股權公司使用，這些公司進行并購、籌資、破產、公司重組以及合資企業，包括生物技術和投標過程。