知識管理系統（KM 軟件）是企業內容管理軟件的一個子集，其中包含一系列專門處理信息收集、存儲和/或訪問方式的軟件。 知識管理的概念基于個人、企業或大公司為一系列目的識別、創建、表示和重新分發信息所使用的一系列實踐。 在信息管理過程的任何部分實現信息實踐或實踐范圍的軟件都可以被視為信息管理軟件。 信息管理軟件的一個子集強調從管理或包含的信息中構建知識的方法，通常稱為知識管理軟件。

在大多數情況下，KM 軟件為個人、小型團體或中型企業提供了一種創新、在團體中建立新知識和/或改善客戶體驗的方法。 知識管理系統（軟件）包括一系列大約 1,500 種或更多不同的方法來收集和包含信息，然后構建可以通過專門的搜索工具搜索的知識。 這些包括概念構建工具和/或視覺搜索工具，它們以連接的方式呈現信息，而這些信息并非最初由那些收集或維護信息數據庫的人概念化。

知識管理軟件的主要類別之一是群件，它可用于知識共享和獲取。 群件是同步、異步和以社區為中心的工具的組合。 即使團隊成員位于世界各地，群件也可用于交流知識和專業知識。

KM軟件的特點通常包括：

• 聚合來自內部和外部來源的內容
• 使用分類法對內容進行分類
• 搜索
• 專業領域
• 視圖/儀表板

隨著當今業務變得越來越國際化，以不同語言訪問信息的能力現在已成為某些組織的要求。 報告的 KM 系統成功因素包括與現有內部系統良好集成的能力以及系統在組織內發展的可擴展性。

KM 軟件的范圍從供個人使用的小型軟件包（如頭腦風暴軟件）到適合數百名員工使用的高度專業化的企業軟件。 KM 軟件通常為在客戶服務或電話支持行業或大公司部門工作的員工提供關鍵資源。

知識管理系統，一般來說，支持非結構化信息源的組合，例如單個文字處理文檔和/或 PDF 文檔、電子郵件、圖形插圖、非結構化筆記、網站鏈接、發票和其他信息承載集合，例如簡單的 思想，通過來自網站的數百萬次交互的組合，并通過這種組合使尋求者能夠獲得否則不會被發現的知識。 隨著 Internet 訪問速度的提高，許多按需（或軟件即服務）產品得到發展，現在已成為 KM 軟件的xxx供應商。

與幾乎標準的關鍵字搜索方法背道而馳的公司之一是那些開發視覺搜索技術的公司。 一些常見的視覺搜索方法包括：

• 樹遍歷——打開一個文件夾，在該文件夾的顯示中還有更多的子文件夾。 以系統的方式按特定順序搜索文件夾，恰好搜索一次。 這種樹遍歷方法依賴于文件夾的命名來提供關于下一個文件夾或文件夾級別中包含的內容的足夠豐富的指示。

• 分類法導航 – 分類法（或主題圖）是事物或概念的分類，以及此類分類的基礎原則。 在 KM 軟件中，分類法通常用作一種可視化結構化可用信息的方式，方法是用相關主題對其進行標記，并將它們可視化地表示為分類法中的文件夾和子文件夾。 然后，用戶可以導航分類并選擇主題或主題組合（分面搜索）以執行搜索。
• 標簽云搜索 – 一旦文本數據被標記為特定主題，它就可以直觀地表示為標簽云，其中每個標簽的重要性以字體大小和/或顏色表示。 這樣您就可以識別和選擇最突出的主題。
• 矩陣/熱圖搜索 – 將信息分類為主題有助于信息流的可視化和分析。 組合主題搜索可以在矩陣中顯示為值，而熱圖是該數據的圖形表示，以顏色顯示。